10 checks voor een succesvol videogesprek

Sinds begin 2020 hebben we veel ervaringen op mogen doen rondom videobellen na de uitbraak van COVID-19. Graag delen wij onze ervaringen en best practices over het voeren van een succesvol videogesprek. Of het nu gaat om contact met patiënten of met collega’s, deze tips zijn altijd bruikbaar.  
 
1. Is videobellen het juiste kanaal? 
De eerste stap is het bepalen of het gesprek zich leent voor videobellen. Allereerst is het van belang om te bepalen of videobellen het juiste kanaal is. Zo moet de gesprekspartner wel beschikken over een telefoon/laptop/tablet en een goede wifi-verbinding. Voor bijvoorbeeld slechtnieuwsgesprekken zijn persoonlijke (face-to-face) gesprekken aan te raden boven videobellen. 
 
2. Welke tool ga je gebruiken? 
Bespreek van tevoren welke tool het beste inzetbaar is. Sommige systemen dienen voorafgaand gedownload en geïnstalleerd te worden. Er zijn diverse tools voor videobellen zoals: Teams, Webex, Skype, Google Hangout en Zoom. Bonus tip: spreek van tevoren af wie het gesprek start.  
 
3. Goede houding?   
Nu er meerdere videogesprekken per dag plaatsvinden is een goede houding van groot belang. Extra belangrijk is een ontspannen houding. Zet de camera op ooghoogte en kijk in de camera. Dit zorgt voor een persoonlijke benadering. Het is voor de gesprekspartner goed dat een deel van de schouders ook in beeld is zodat je lichaamstaal zichtbaar is. Zo wordt de juiste afstand gecreëerd en straal je vertrouwen en professionaliteit uit. Zorg voor een stabiele achtergrond en zet de camera op tafel of op een bureau, niet los in de hand. 
 
In het geval van videobellen met een tablet; kijk dan naar de camera en verplaats in het scherm de foto van de gesprekspartner naar die plek. Bij het videobellen met een tablet is het ook van belang om niet met je vingers voor de camera te zwaaien als je ergens heen ‘swipet’.  
 
4. Heb je een rustige achtergrond? 
Zorg voor een rustige omgeving. Een te drukke achtergrond of veel beweging kan teveel afleiden en een hele witte achtergrond is ook niet prettig. Vele tools voor videobellen bieden de mogelijkheid om je achtergrond aan te passen, dan wel te vervagen. Tips:  

• Een groene plant op de achtergrond maakt al veel verschil
• Zorg voor voldoende daglicht waarbij je met je gezicht naar het licht toe gaat zitten
• Creëer een stille omgeving
• Een opgeruimd bureau of tafel is een opgeruimd hoofd
• Zorg er voor dat je niet (zo min mogelijk) gestoord kan worden

5. Headset op je hoofd? 
Om een echo en veel ruis te voorkomen, raden we aan om een koptelefoon, headset of oortjes te gebruiken. Dit verbetert de geluidskwaliteit en zorgt tevens voor betere concentratie.  
 
6. Ben je goed verstaanbaar? 
Zorg ervoor dat je goed verstaanbaar bent voor je gesprekspartner door goed te articuleren en iets langzamer en rustiger te praten dan normaal gesproken.  
 
Bespreek aan het begin van het gesprek hoeveel tijd beiden partijen hebben en wat de agendapunten globaal zijn. Check aan het einde van het gesprek of alle agendapunten behandeld zijn en of er nog openstaande vragen zijn. Samenvatten van wat er besproken is draagt bij aan een goed gesprek. Ook om te checken of de boodschap goed is begrepen.  
 
7. Staat jouw microfoon gedempt? 
Mochten de familieleden van de patiënt ook inbellen tijdens het videogesprek, dan kun je afspreken dat degene die niet aan het woord is de microfoon op dempen zet. Zo voorkom je ruis en achtergrondgeluid. Ondanks de goede internetverbindingen in Nederland bestaat de kans op een kleine vertraging met videobellen. Dat kan ervoor zorgen dat mensen door elkaar gaan praten. In principe levert een bekabelde verbinding een betere kwaliteit van een videogesprek dan een wifi verbinding. Het is aan te raden om een wifi speedtest uit te voeren op de plek waar je een videogesprek gaat uitvoeren om de downloadsnelheid en de uploadselheid te controleren.    

"Wanneer we niet langer de situatie kunnen veranderen, worden we uitgedaagd onszelf te veranderen. Omarm videobellen!"Angelica Derksen - Account Manager Acute Care, MSD 

 
8. Staan de notificaties uit? 
Zorg ervoor dat meldingen van (web)Whatsapp, Outlook en alle andere programma’s uit staan zodat er geen afleiding is van binnenkomende herinneringen en mailtjes.  
 
9. Pen en papier bij de hand? 
Aantekeningen op papier heeft de voorkeur. Het maken van aantekening op de computer zorgt soms voor afleiding door het type-geluid. Wanneer de microfoon dicht bij het toetsenbord staat, heeft het typen meer weg van een oude typemachine van begin vorige eeuw.  
 
10. Back-up plan aanwezig? 
Check voor de start van het videogesprek of de computer beschikt over een geluidskaart. Er kunnen altijd technische problemen optreden. Geen probleem, raak niet van slag en zorg voor een alternatieve oplossing. De techniek staat voor niets, maar mocht er iets mis gaan is het fijn om elkaars telefoonnummer te hebben om contact te kunnen leggen.  
 
Een laatste unanieme tip: “Gewoon doen!” Ons interne buzzword van de laatste maanden is ‘test & learn’. Gewoon doen en ervan leren. Of zoals Pipi Langkous zei: “ik heb het nog nooit gedaan dus ik denk dat ik het wel kan.”

NL-NON-00948 | Date of preparation: Oktober 2020